panduan belajar EXCEL Ofiice 2007

Panduan belajar EXCEL Ofiice 2007
oleh
Mohamad Hafifudin,QH.,S.Pd

Materi Pelatihan Microsoft Office Advanced (refisi ke 2)

Oleh: M. HAFIFUDDIN, S.Pd

26 Januari 2013

T U T O R I A L

MICROSOFT OFFICE EXEL 2007

Lembaga Kursus Bahasa Asing dan Komputer “Bahrul Ulum” NW

Menangabaris Desa Gunung Malang Pringgabaya Lotim

PERTEMUAN I

PENGENALAN SHEET

Microsoft Excel merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik). Fungsi dari Microsoft Excel adalah untuk melakukan operasi perhitungan serta dapat mempresentasikan data kedalam bentuk tabel.

1.      Langkah - langkah dalam memulai Microsoft Ex cel

1 Aktifkan komputer terlebih dahulu 1 Klik tombol Start pada taskbar 1 Pilih menu All Program, Pilih Microsoft Office 1 Kemudian klik Microsoft Excel 2007

Gambar: Tampilan Microsoft Excel 2007

Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007

□       Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.

□       Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.

□       Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya

□       Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsiuntuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

□       Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms

Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

□       Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.

□       Cell

Cell merupakan

□       Nomor Baris

□       Nomor Kolom

□       Nama Range

□       Fungsi

□       Penggulung vertical dan horisontal

Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal

dan horisontal.

2.      Menginputkan Data Dalam Sel

Ø  1 Pilih / klik sel tempat data yang akan dimasukkan 1 Ketikan data yang akan dimasukkan 1 Tekan enter untuk mengakhirinya

Ø  1 Untuk mengedit data yang telah diketik, tekan F2 atau Double klik di sel yang mau di edit

Ø  1 Untuk menghapus data dalam sel, tekan tombol Delete di keyboard

3.      Menformat kolom dan baris

a.      merubah ikuran kolom

-     Letakkan  pointer  di  pembatas  kolom  yang  ingin  dirubah  ukurannya,  lalu  drag sesuai dengan ukuran yang di inginkan.

-     Jika ingin merubah ukuran kolom lebih dari satu kolom, maka blok kolom yang  ingin  dirubah  kolomnya  menggunakan  mouse  atau  menggunakan  tombol keyboard.

-     Kemudian  klik  tab  Home  dan  klik  icon  Format => Column  Width => Isi  lebar  kolom dan tekan Ok

b.      merubah ukuran baris

-       Letakkan  pointer  di  pembatas  baris  yang  ingin  dirubah  ukurannya,  lalu  drag sesuai dengan ukuran yang di inginkan

-       Jika  ingin  merubah  ukuran  baris  lebih  dari  satu  baris,  maka  blok  baris  yang ingin dirubah menggunakan mouse atau menggunakan tombol keyboard.

-       Kemudian klik tab Home dan klik icon Format => RowHeight  =>  Isi lebar Baris  dan tekan Ok

4.      Sheet (lembar kerja)

a.       Menambah sheet baru: Klik di Icon New  atau tekan CTRL + N

b.      Mengganti nama sheet: Klik kanan di sheet yang ingin diganti namanya => Pilih Rename

c.       Menghapus sheet : Klik kanan di sheet yang ingin dihapus  => Pilih Delete

5.      File

a.       Menyimpan  File: Klik Office button => Save  /  Save as => tulis nama file => OK

b.      Membuka File: Klik Office button => Open => Tentukan directory => Pilih salah satu file

Latihan 1

a.       buatlah di sheet 1 kolom B2

b.      buatlah dalam sheet 1 kolom G2

c.       Gantikan nama  Sheet 1 dengan Latihan 1

d.      Simpanlah dalam folder DATA EKSTRAKURIKULER,  sesuai dengan kelompok masing- masing dengan nama LATIHAN EXCEL

e.       Buka kembali file Latihan-1 yang telah tersimpan

PERTEMUAN II

MEMFORMAT CELLS

1.   Mencopy dan memindahkan sel

a.    Mengcopy Sel

-       Blok sel yang ingin di-Copy => Pilih Tab Home => Copy  atau (Ctrl + C)

-       Pilih sel untuk menempatkan hasil copy-an

-       Pilih tab home =>  Paste atau (Ctrl + V) untuk mengeluarkan isi copy-an

b.    Memindahkan Sel

-       Blok sel yang ingin dipindahkan => Pilih tab home => Cut  (Ctrl + X)

-       Pilih sel yang baru untuk meletakkan hasil pindahan => Pilih tab home => Paste (Ctrl + V)

2.   Membuat nomor dan bulan berurut

-       Ketik angka atau bulan pertama pada sel yang diinginkan

-       Ketik angka atau bulan kedua pada sel selanjutnya (berurutan)

-       Blok kedua sel tersebut secara berurutan

-       Letakkan pointer pada sudut kanan bawah hingga keluar tanda tambah lalu geser atau tarik kemana yang diinginkan

3.   Menggabungkan cells

-       Blok sel yang ingin digabungkan => Pilih tab home => marge cells

4.   Membuat garis table

-       blok cells yang akan diberikan garis => pilih tab home => click tanda panah buttom border => pilih model garis yang diinginkan

5.   Membuat symbol mata uang

-       blok angka yang akan diberikan symbol mata uang => pilih tab home => klik tanda panah pada symbol mata uang pada tool number = pilih jenis mata yang digunakan

Latihan 2

PERTEMUAN III

FUNGSI PERHITUNGAN

1.        Operator matematika

operator matika yang digunakan adalah:

=345+231 (lalu tekan enter) =345-231 (tekan enter) =345/4 (tekan enter) =4*4 (tekan enter) =8^3 (tekan enter) =5% (tekan enter)	Lambang	Fungsi
	+	Penjumlahan
	-	Pengurangan
	/	Pembagian
	*	Perkalian
	^	Perpangkatan
	%	Persentase

Note: Setiap penulisan rumus selalu diawali dengan tanda  sama  dengan  (  =  ),  dan  setelah  siap memasukkan rumus harus menekan Enter

2.        Fungsi SUM(….)

Fungsi  Sum  digunakan  untuk  melakukan  penjumlahan  sekumpulan  data  pada  suatu range. Bentuk penulisannya :   = SUM(number1, number2, ……) 

Contoh :   = SUM(4,8,9) => Tekan Enter

3.        Fungsi MAX(….)

Fungsi  Max  digunakan  untuk  mencari  nilai  tertinggi  dari  sekumpulan  data  (range).

Bentuk penulisannya adalah : =MAX(number1,number2,……)  

Contoh : =MAX(14,25,21) => Tekan Enter

4.        Fungsi MIN(….)

Fungsi  Min  digunakan  untuk  mencari  nilai  terendah  dari  sekumpulan  data  (range).

Bentuk penulisannya adalah : =MIN(number1, number2,……)

Contoh : =MIN(40,5,2) => Tekan Enter

5.        Fungsi COUNT

Fungsi  Count  digunakan  untuk  menghitung  jumlah  data  dari  suatu  range  yang  dipilih.

Bentuk penulisannya adalah : =COUNT(value1, value2,…..)

Contoh : =COUNT(2,2,2,2,2,2,2) => Tekan Enter

6.        Fungsi ROUND

Fungsi  Round  digunakan  untuk  membulatkan  bilangan  ke  digit  tertentu. 

Bentuk penulisannya adalah :  =ROUND(number,num_digits)

Contoh  :  =ROUND(123.4567,1)  => Tekan Enter

7.        Fungsi SQRT

Fungsi Sqrt digunakan untuk menghasilkan suatu nilai akar kwadrat dari suatu bilangan.

Bentuk penulisannya adalah : =SQRT(number)

Contoh  : =SQRT(9) => Tekan Enter

8.        Fungsi POWER

Fungsi  Power  digunakan  untuk  menghasilkan  suatu  bilangan  yang  dipangkatkan.

Bentuk penulisannya adalah : = Power(number,power)

Contoh  :  =POWER(6,2) => Tekan Enter

9.        Fungsi AVERAGE

Fungsi Average digunakan untuk menghitung nilai-nilai rata-rata.

Bentuk penulisannya adalah : =AVERAGE(number1, number2,…) 

Contoh : =AVERAGE(10,5)  => Tekan Enter

10.    Fungsi Sumsq

Fungsi  Sumsq  digunakan  untuk  mempangkatduakan  angka  dalam  argument  dan memberikan  jumlah  dari  pemangkatan. 

Bentuk  penulisannya  adalah    : =SUMSQ(number1,number2,…)

Contoh  :  =SUMSQ(3,4)       32 + 42  =  9 + 16 = 25

Latihan III

PERTEMUAN IV

FORMAT KARAKTER

1.      Data Sort (Mengurutkan data)

Langkah mengurutkan suatu data adalah :

-          Blok seluruh data yang ingin diurutkan => Pilih tab Data =>  klik icon Sort  => Klik AZ untuk pengurutan Ascending (diurutkan berdasarkan dari kecil ke yang besar) dan Klik ZA untuk pengurutan Descending (diurutkan berdasarkan dari besar ke yang kecil) => Ok

2.      DATA FILTER (Menyaring Data)

Langkah menyaring suatu data adalah :

-          Blok seluruh data dalam tabel => Pilih tab Data => Klik icon Filter (Untuk menghilangkan tanda klik kembali icon Filter)

Latihan IV

Buatlah Nama orang sebanyak 25 baris

PERTEMUAN V

FUNGSI LOGIKA

Fungsi  logika  atau  bersyarat  memungkinkan  kita  menguji  persyaratan  dalam  sel. Fungsi  bersyarat  ini  adalah  suatu  kondisi  atau  =IF  yang  hasilnya  bergantung  pada  benar atau salahnya pengujian. Fungsi Logika memerlukan operator perbandingan yaitu :

 =         : (sama dengan)

<          : (lebih kecil dari)

>          : (lebih besar dari)

<=        : (lebih kecil sama dengan)

>=        : (lebih besar sama dengan)

<>        : (tidak sama dengan)

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Untuk  memilih  di  antara  dua  nilai  berdasarkan  dua  kondisi  yaitu  kondisi  benar  atau  kondisi salah.

a.    Fungsi If Tunggal

Contoh 1 :  =IF(A2>50,”Naik Kelas”,”Tinggal Kelas”)

Artinya  jika  nilai  sel  A2  lebih  besar  dari  50,  maka  dinyatakan  “Naik  Kelas”,   sebaliknya jika nilai sel A2 kurang dari 50 maka dinyatakan “Tinggal Kelas”.

b.    Fungsi If Majemuk

Contoh : 

=IF(C4=”A”,”ISTIMEWA”,IF(C4=”B”,”BAIK”,IF(C4=”C”,”CUKUP”,”KURANG”))) Artinya  jika  pada  sel  C4  nilainya  A  maka  hasilnya  “ISTIMEWA”,  jika  pada  sel  C4  nilainya  B  maka  hasilnya  “BAIK”,  jika  pada  sel  C4  nilainya  C  maka  hasilnya  “CUKUP”, atau selain kondisi diatas maka akan menghasilkan nilai “KURANG”..

Latihan V

Ketentuan :

1.      Jenis Kelamin  : @ Jika  P  maka jenis kelaminnya Pria  @ Jika W maka jenis kelaminnya Wanita

2.      Pekerjaan Ortu : @ Jika Kodenya PN maka pekerjaan ortunya Pegawai Negeri

@ Jika Kodenya WR maka pekerjaan ortunya Wiraswasta

@ Jika Kodenya PS maka pekerjaan ortunya Pegawai Swasta

@ Jika Kodenya BR maka pekerjaan ortunya Buruh

3.      Keteranga        : @ Jika  nilainya  > 50 maka keterangannya Lulus

@ Jika  nilainya  < 50 maka keterangan Gagal

PERTEMUAN VI

MEMBUAT GRAFIK

Grafik  (Chart)  biasanya  sering  digunakan  untuk  mengetahui  suatu  kenaikan  atau penurunan  dari  angka-angka  yang  terjadi  pada  suatu  data,  apakah  data  tersebut  semakin lama semakin meningkat atau semakin menurun. 

1.      Grafik Column / Batang

Adapun  contoh  grafik  column  yang  akan  kita  pelajari  adalah  seperti  yang  tertera  dibawah ini. Sebelum membuat suatu grafik, terlebih dahulu harus membuat sebuah tabel.

Langkah - langkah dalam membuat grafik column adalah :

-          Terlebih dahulu buat table data dan blok isi data didalam tabel yang ingin dibuat grafik

-          klik menu tab insert dan pilih jenis grafik yang diinginkan (grafik kolum batang, grafik pie / pizza lingkaran dll)

-          Tentukan judul presentasi dengan mengklik bentuk layout yang diharapkan

Latihan VI

1.      Buat grafik sesuai dengan table dibawah dengan menggunakan grafik kolom batang dan grafik pie / pizza lingkaran

PERTEMUAN VII

FUNGSI  LOOKUP

1.      VLOOKUP

Fungsi  Vlookup  ini  digunakan  untuk  membaca  tabel  secara  vertical  (tegak).  Bentuk penulisannya adalah :  =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Contoh Vlookup :

-          Untuk mencari kolom lulusan, maka ketik rumus =Vlookup(C3,$G$6:$I$9,2) Dimana C3 (kolom C baris 3) merupakan Sel Kode di dalam Tabel Gaji Karyawan,  kemudian data yang ada dalam Tabel Perbandingan harus diblok/ditandai, agar data dapat  terbaca  di  dalam  Tabel  Gaji  Karyawan.  Untuk  memunculkan  simbol  dollar ketika data diblok, tekan F4  di keyboard. Di ujung rumus ketik letak kolom lulusan (kolom 2).

-          Untuk  mencari  kolom  gaji  ketik  rumus  =Vlookup(C3,$G$6:$I$9,3),  maka  caranya sama seperti diatas.  Namun  yang  berbeda adalah diujung rumus, ketik letak kolom gaji (kolom 3).

2.      HLOOKUP

Fungsi  Hlookup  ini  digunakan  untuk  membaca  tabel  secara  horizontal  (mendatar). Bentuk penulisannya adalah :  =HLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]) Contoh Hlookup :

-          Untuk mencari kolom Jabatan, maka ketik rumus =Hlookup(B4,$F12$J$14,2)

Latihan VII

Ketentuan :

☺  Isi  Nama Ruang  dan Nama Pengawas dengan menggunakan tabel Vlookup

☺  Isi  Nilai Ujian dengan menggunakan tabel Hlookup